Tietosuojaseloste
Consultica Oy:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva henkilötietojen käsittely (”Consultica -asiakasrekisteri”)
Rekisterinpitäjä
Consultica Oy (jäljempänä Consultica)
Y-tunnus: 1855359-4
Osoite: Mannerheiminaukio 1 A 00100 Helsinki
etunimi.sukunimi@consultica.com
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Anne Penttinen
Consultica Oy
Puhelin: 044 906 4444
Sähköposti: anne.penttinen@consultica.com
Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:
• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, kuten Campwire – verkkovalmennuksen, Creative Learning Systems Ltd, Prashnig Style Solutions -palvelujen tuottaminen (sopimussuhde)
• asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen (sopimussuhde tai sen valmistelu)
• palveluiden personointi asiakkaan tarpeiden mukaiseksi (oikeutettu etu)
• asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt (sopimussuhde, oikeutettu etu)
• laskutus, luottopäätökset ja saatavien perintä (oikeutettu etu)
• markkinointi, mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin edistäminen ja analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen (oikeutettu etu)
• suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi sekä mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin (oikeutettu etu, suostumus)
• sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö (oikeutettu etu, sopimussuhde tai sen valmistelu)
• verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta (suostumus)
• sisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, oikeutettu etu)
• väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)
• muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) sekä raportointivelvollisuuksien hoitaminen
Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
• tilaajan etu- ja sukunimi
• käyttäjän tunnistetiedot
• tilaajayrityksen nimi
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä – tapa
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot. Lisätietoa evästeistä kohdassa 10.
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. markkinointiarpajaisiin ja –kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen)
• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, maksutiedot, maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaustiedot, tilaushistoria, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit)
• rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet
• kieli
• edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot
• palvelun käytöstä tai muista asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan avulla pääteltyjä tietoja, esimerkiksi mahdolliset kiinnostuksen kohteet.
• rekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
• asiakasnumero
• laskutus- ja perintätiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää (mm. Consultican verkko- ja mobiilipalvelut sekä Consultican sosiaalisen median kanavat) sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.
Mikäli rekisterinpitäjä on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.
Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.
Henkilötietojen siirto EU / ETA-alueen ulkopuolelle
Tietyt rekisterinpitäjän käyttämät alihankkijat tai palvelimet, joilla tietoja käsitellään, sijaitsevat Yhdysvalloissa. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.
Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.
Rekisterin suojaus ja tietoturva
Sähköisen rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salauksien, salasanoin ja muin toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.
Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta, kuten asiakkuuden voimassaoloajan, tai lakisääteisten velvollisuuksiemme, kuten kirjanpitolain, noudattamiseksi. Valmennuksiin liittyviä analyysitietoja säilytämme korkeintaan 3 vuotta analyysin tekemisestä. Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme tiedot, kun ne eivät ole enää tarpeellisia siihen tarkoitukseen, jota varten olemme ne keränneet.
Markkinointirekisteristämme henkilötiedot poistamme, mikäli henkilö kieltää markkinoinnin, ja joka tapauksessa yhden vuoden kuluttua henkilötietojen keräämisestä.
Evästeet
Evästeet (cookies) ovat pieniä tiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle tai muulle päätelaitteelle verkkosivustoa selattaessa. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai estää niiden käytön kokonaan laitteen selainasetuksista. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa verkkosivujen toiminnallisuuteen.
Käytämme evästeitä kävijätilastointiin ja tietojen keräämiseen sivustomme käytön yksityiskohdista. Näiden tietojen avulla voimme paremmin tuoda esille asiakkaitamme kiinnostavia asioita ja aiheita. Voimme lisäksi käyttää evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla kerättyä tietoa kohdentaakseen sisältöä asiakkailleen. Evästeiden avulla kerätään seuraavia tietoja:
• Verkkosivustolla vierailun ajankohta ja vieraillut sivut
• Sivusto, jonka kautta verkkosivustolle on päädytty
• Laitetyyppi ja verkkoselaimen tyyppi
• Käyttöjärjestelmän tyyppi
• Verkon sijainti ja IP-osoite
Käytämme verkkosivustollamme Google Analytics -palvelua. Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googlen palvelimille. Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon. Voit tutustua Googlen tietosuojakuvaukseen täällä: http://www.google.com/intl/fi/policies/privacy/
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä.
Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
• henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:
• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;
• emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme vastustamisesi perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
• suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisemme sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä. Sinulla on lisäksi aina oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn suoramarkkinointitarkoituksia varten. Voit peruuttaa suostumuksesi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen academy@consultica.com
Oikeuksien käyttäminen
Voit olla yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos tämä katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tämän tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi)
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Consultica kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 7.11.2023.